تواصل معنا - بالواتس اب

ان دور أدارة المشتريات يعتبر وسيلة الاتصال الرئيسية التي من خلالها يتم تأمين احتياجات ومستلزمات المؤسسة على اخ

بحث كامل عن إدارة المشتريات والمخازن‬,مهام وظيفة المشتريات PDF,إدارة المشتريات والمخازن ppt,الهيكل التنظيمي لإدارة المشتريات والمخازن‬ pdf,أهمية إدارة المشتريات,قسم المشتريات في الفنادق,التدرج الوظيفي لقسم المشتريات,مشاكل إدارة المشتريات,أقسام إدارة المشتريات,طرق الشراء في إدارة المشتريات,طبيعة عمل قسم المشتريات,نماذج إدارة المشتريات

درس حول إدارة المشتريات والمخازن

مهام إدارة المشتريات في المشاريع والمؤسسات

ان دور أدارة المشتريات يعتبر وسيلة الاتصال الرئيسية التي من خلالها يتم تأمين احتياجات ومستلزمات المؤسسة على اختلاف أنواعها وإداراتها, ويعتبر أيضا حلقة الاتصال بين المؤسسة من جهة والموردين والمتعهدين من جهة أخرى ودورها الرئسي في توفير المستلزمات وفي الإعلان عن المناقصات وترسيتها هذا بالأضافة الي طلبات الشراء اليومية التي تتعلق بالأدارة او مستلزمات شئوون الموظفين وكافة أقسام المؤسسة وتتم عن طريق طلب مواد ويتم بحثه ومدي الحاجة لهذة المواد وفي حالة الموافقة علية وأعتمادة من الجهة المسؤولة يتم أحضار عدد 3 عروض اسعار من الموردين لهذة الأصناف (او الخدمات ) ويتم بحثهما وبعد الموافقه علي أقلهما يتم أصدار طلب شراء وأحيانا يكون نظام الدفع ( شيك مقبول الدفع – او نقدي ) تبعا لشروط المورد 000000 ألخ والحصول علي الفاتورة وأعتمادها والتنسيق مع الأدارة المالية  والتاكد من أستلام الأصناف ومطابقتها 00000 ألخ وكل هذه الأمور تعني بالمشتريات المحلية داخل نطاق الدولة وهناك نوع أخر من المشتريات هي المشتريات من الخارج أو( المستوردة ) من أحدي الدول الخارجية فلها طرق أخري تشمل ( تحديد المواصفات من جهة المؤسسة الطالبة للأصناف المراد تأمينها من الدول الخارجية – البحث عن المصنعيين او الموردين لهذة الأصناف مباشرة بالأتصال بهم في دولهم أو عن طريق مكاتب الوسطاء في هذة الدول وطلب عروض أسعار لهذة المواد وكذلك أضافة النقل والجمارك والعمولات وتوافر البضاعة ومواعيد التسليم وشروط التسليم – شركات التأمين علي البضاعة – فتح الأعتمادات البنكية – التسليم مواعيدة ( بري – جوي – بحري ) ضمانات الجودة 000000 ألخ



 

وسوف نتعرض الأن للمشتريات المحلية داخل نطاق الدولة وكيفية سريان المنظومة الشرائية :

اولا :- ينقسم العمل في إدارات المشتريات إلى الأقسام التالي

1-     الأعمال المتعلقة بالشراء المباشر: حيث يتم من خلال هذا الجزء متابعة شراء وتأمين احتياجات المؤسسة المختلفة ابتداءً من خطابات الدعوة وعروض الأسعار وانتهاءً بالتعميد ثم تسليم البضاعة المطلوبة إلى المستودع والتأكد من استلامها وتسليم المبالغ المستحقة للمورد

 

 

.

2-     الأعمال المتعلقة بالمناقصات : حيث يتم من خلال هذا الجزء متابعة المشاريع والمنافصات والعقود ابتداءً من الإعلان عنها في الصحف وانتهاءً بترسيتها على المتعهد المناسب ومن ثم القيام بدور أشرافي على عملية التنفيذ عند تأخر المتعهد أو انتهاء المشروع ومتابعة صرف مبالغه المستحقة من الإدارة المالية إضافة إلى متابعة الضمانات البنكية وتمديدها أو مصادرتها أو فكها.

3-     الإعمال المتعلقة بالسلف : يتم متابعة عمليات الشراء التي تتم من خلال السلف المؤقتة و السلف المستديمة و يتم أيضا متابعة السلف نفسها بين الموظفين

 

• 

نظام المشتريات 

    استلام طلب الجهة للأصناف أو الخدمات انتهاء بتسليم استحقاقات المورد وباستخدام Work flow (خطاب الجهة الطالبة / خطابات الدعوة/ عروض الأسعار/ تحليل العروض والترسية / طلب الحجز/ التعميد)

•        توفير قاعدة معلومات موسعة عن الموردين والمقاولين مع تحديد من هم في القائمة السوداء.

•        توجيه الدعوات حسب نشاط أو نشاطات المورد.

•        تسجيل عروض الأسعار وخطابات الاعتذار التي قدمت وتوفر قاعدة بيانات تاريخية عن أسعار الأصناف المقدمة والتي تم التوريد بها.

•      جمع جميع مستندات الشراء التي تخص عملية واحدة ضمن رقم موحد يسهل متابعته ومعرفة وضع كل عملية والمرحلة التي فيها.

•       التعامل مع التعاميد التابعة لعقود التوريد المستمر (التعميد حسب الحاجة) وحسب أسعار العقد المحددة.

•       يجب أن تقوم الإدارات الداخلية بتسجيل طلباتها من الأصناف والخدمات من خلال طلب التامين بشكل مباشر وتستكمل دورة العمل في المشتريات بعد اعتماد صاحب الصلاحية

 

•      التنسيق مع الأدارة المالية بالنسبة لحجزالمبالغ قبل إصدارالتعاميد ومنع إصدارأي تعميد بدون حجز إلا من قبل المديروكذلك إعداد أوامر صرف مستحقات الموردين مع احتساب غرامة التأخير إذا وجدت.

•       دراسة العروض الرديفة في تحليل عروض الأسعار والتعميد.

•      طباعة النماذج (الدعوات والتعاميد مذكرات الحجز ...الخ

•      متابعة التسليم مع المستودعات وأتخاذ أجراء علي التعاميد التي تأخر تسليمها كليا أو جزئيا.

•       متابعة الضمانات البنكية والحركات التي تتم عليها.

•       متابعة وضع مستحقات الموردين في الأدارة المالية

 
 
 

•       يقوم  مديرالمشتريات المسئول عن الموظف الذي قام بتعبئة طلب التأمين بالإطلاع على الخطاب ، ومراجعة البنود والكميات ، ويقوم باعتماد الطلب ويمكن أن يقوم بتأجيل الطلب أو إلغاءه .

•       إعطاء موظف المشتريات المباشرة صلاحية على المستودعات ، للاستطلاع عن الكميات الموجودة لصنف محدد.

نظام المشتريات المباشرة وتشمل :

إعدادات الأصناف والكميات من المواد المراد شرائها ومواصفاتها ومتوسط المبالغ المرصودة لشراء هذة الأصناف والمدة الزمنية للتوريد وتقوم ادارة المشتريات بالأتي لتأمين هذة الأصناف بالبحث في :-

        سجل الموردين

نشاطات الموردين

· تصنيف الخدمات و مجموعات الأصناف\

· شروط تقديم عروض الأسعار

· شروط أوامر الشراء (التعميد)

أسباب اختيار أورفض عرض سعر

خطوات عمليات المشتريات المباشرة:

· خطاب طلب التأمين

· تسجيل معاملة شراء

· اعتماد معاملة شراء

· طلب عرض أسعار

مواصفات طلب عرض أسعار

تحليل و اختيار عروض الأسعار

إيقاف معاملة شراء

· طلب حجز (ارتباط) من الأدارة المالية

· إعداد وإصدار أمر الشراء

· متابعة معاملة شراء

· محضر استلام الأصناف المطلوبة

إعداد استمارة أمر الصرف

نظام مشتريات المناقصات

أن دور أدارة المشتريات فيما يخص المناقصات تبداء من جمع كافة المعلومات عن الأصناف المراد تامينها ثم توصيف كل صنف علي حدة وعمل جداول الكميات والشروط وكذلك مواعيد أستلام كراسة المواصفات ودفع قيمة كراسة المناقصة وكذلك موعد تقديم عروض الأسعار شاملة خطاب الضمان البنكي أذا طلب وميعاد التوريد ومدة التوريد والشروط الجزائية وغرامات التأخير في التوريد أو التسليم أو أنجاز العمل ثم يتم فتح المظاريف في اليوم المحدد للفتح بمعرفة المختصين من لجنة الفنية والمالية وأدارة المشتريات والمخازن لتقرير أيهما العروض المقدمة من المتناقصين أنسب وتم أرساء العرض علية (ومن الممكن مورد واحد أو عدة موردين كل مورد ايهما انسب سعر وجودة للصنف المطلوب للمؤسسة ( أي من الممكن ترسية المناقصة علي مورد واحد أو تجزأتها علي عدة موردين ) ثم اعتمادها من قبل أصحاب الصلاحية والإعلان عنها انتهاء بالتعميد وتوقيع العقود واستلام الأصناف أو أنساب الأعمال المشار اليها لمقاول الباطن لبدء العمل في الموقع ( تسمي مناقصات خدمات ) – ثم تتم بعد ذلك الخطوات التالية

 
  • أبرام العقود ووضع كافة الشروط بها لضمان التنفيذ

مراقبة تنفيذ العقود والمشاريع والكميات المسلمة والأعمال المنفذة.

تسجيل المتقدمين والمعتذرين وتسجيل شراء الكراسات.

متابعة جداول الكميات والمواصفات قبل أو أثناء التنفيذ.

  • تسجيل عمليات الانسحاب ومصادرة الضمانات وسحب العقود والمشاريع.
  • الربط مع اعتمادات الميزانية المخصصة للعقد أو المشروع.
  • متابعة إعادة طرح المناقصات وكذلك إعادة الترسية على الموردين أو المقاولين الذين يلون المقاول أو المورد المنسحب أو المسحوب منه المشروع.
  • تسجيل التمديد وإعادة طرح المناقصات.
  • عمل خطابات التنبيه والإنذار للموردين.
  • توفر العديد من الاستعلامات حول وضع المناقصات في أي مرحلة
  • •       العمل مع مختلف العقود (توريد , توريد وتركيب, تشغيل وصيانة, عقود مشاريع   إنشائية.

مدة التنفيذ ونوع المدة (يوم،شهر،سنة،أسبوع)

تقرير لخطابات الدعوات المباشرة

مع خيار جميع الموردين في خطاب واحد أو كل مورد بخطاب مستقل.

يباع لكل مورد نسخة واحدة من المناقصة فقط .

حساب القيمة الإجمالية للعرض = قيمة العرض - قيمة الخصم.

التدقيق هل المرفقات منتهية الصلاحية أم لا ، وهل مطابقة للمطلوب ؟ نعم أم لا.

تقارير عن الضمانات المقدمة تحتوي معلومات الضمانات.

الاحتفاظ بمعلومات عن تاريخ استلام الموقع ( الافتراضي والفعلي)

الاحتفاظ بمعلومات عن تاريخ انتهاء المشروع ( الافتراضي و الفعلي  ).

  • الخطوات الأجمالية المتبعة من قبل ادارة المشتريات بالمؤسسة لعمليات مشتريات المناقصات:
    •  

سجل الموردين والمقاولين

تصنيف ونشاطات الموردين والمقاولين

إعداد عقد توريد

إعداد عقد لمشروع تشغيل وصيانة

إعداد عقد  لمشروع إنشائي

محضر توقيع العقود

محضر استلام الموقع وبدء التنفيذ

خطابات التنبيه والإنذار

إعداد أوامر الصرف

إقفال المشروع

سجل متابعة المناقصات والتنفيذ

سجل متابعة نسب الانجاز والكميات الموردة

الاستعلام عن المشاريع المتأخرة

  • تسليم الأعمال أو توريد الأصناف والكميات المطلوبة وأنهاء المستحقات المالية للمورد وحفظ الملف