خطة موقع الدار 2030 تنظيم المعارض والمؤتمرات

تنظم العديد من المعارض والمؤتمرات التي تستهدف عامة الناس ، فهذه من أكثر الطرق فعالية لنقل رسائل ومعلومات محددة أو لترويج المنتجات ، وبعضها ينظمها من أجل تبادل الأفكار وتطوير الروابط. و "اتصال مباشر ممتاز بين الوكالات والجمهور.

 

 سياسة المعارض والمؤتمرات

في تنظيم المعارض والمؤتمرات لابد من استخدام طرق معينة لضمان النجاح من أهمها:

مجموعة من المعلومات والمواد للمناقشة في المعارض أو المؤتمرات.

اختر المكان المناسب والموقع الصحيح

تحديد الأهداف والجمهور

التنظيم الجيد للمشاركة في المعارض أو المؤتمرات.

يعتمد على تنظيم المعرض أو برنامج المؤتمر

اتصل بوسائل الإعلام

• تنظيم المعارض أو الاحتفالات كجزء من المعارض أو المؤتمرات.

• الحرص على توزيع الهدايا التذكارية أو مجموعة متنوعة من الهدايا التذكارية

• - إجراء دراسة لمعرفة أهم مزايا وعيوب معرض أو مؤتمر

  

   

مراحل تطور المعارض والمؤتمرات

إعداد برنامج محكم

يجب التخطيط للمؤتمر أو المعرض وعدد الساعات ، على سبيل المثال وقت بدء وانتهاء المعرض أو المؤتمر.

يتم تنفيذ هذا العمل من خلال تنسيق وقت عمل الجهات الفاعلة في الجهد.

تنظيم الدروس لمجموعات صغيرة

وضع خطة لتقديم وجبات مغذية أو وجبات خفيفة لضيوف المؤتمرات أو المعارض التجارية.

حدد موعدًا لزيارة أو عشاء بعد الانتهاء من برنامج المؤتمر أو المعرض.

 

حساب الميزانية للمعارض والمؤتمرات

يعد تنظيم المعارض والمؤتمرات مكلفًا ، لذا يلزم إجراء العديد من الحسابات لتحديد ميزانية الإقامة ، بما في ذلك:

تحديد التكاليف المتغيرة مثل عدد التكرارات والتكاليف الثابتة مثل الموقع

توزيع فئات الإنفاق حسب برنامج المؤتمر

ضع ميزانية للمنتدى والمقدمين والموظفين.

حساب التأمين والتسويق والمشروبات والأغذية مع مراعاة التكاليف الحكومية

عد جميع تدفقات الإيرادات المحتملة مثل الإعلانات والإعلانات والإعلانات.

 

أختيار مكان المعارض والمؤتمرات

عند اختيار المكان ، يجب مراعاة عدد من العوامل لتسهيل مشاركة عدد كبير من المشاركين ، بما في ذلك:

عدد المشاركين في المؤتمر.

- توفير أماكن لوقوف السيارات.

اختر المكان المناسب لتقديم الفرص والراحة لجميع المشاركين.

يوفر موقعًا مثاليًا بالقرب من وسائل النقل والمطار والفنادق.

نوصي بعقد المؤتمرات في مركز المؤتمرات بالفندق ، والذي يحتوي على غرف اجتماعات مخصصة.

 

نصائح مهمة لتنظيم المعارض والمؤتمرات

كان من المقرر أن تبدأ الخطط الأولى للمؤتمر في ثمانية أشهر على الأقل.

يجب حجز العديد من المقاعد وطلب الطعام قبل شهر واحد.

تشكيل لجنة من أكثر من ثلاثة أشخاص لاتخاذ القرارات خلال هذا المؤتمر.

اختيار منسق المؤتمر وحزبه هو المسؤول عن جميع القرارات الكبرى.

- إذا تم تكرار المؤتمر وجدولته ، يمكنك تحديد وسيط المؤتمر السابق ، أو يمكن لمنسق جديد طلب معلومات لمساعدتك في التخطيط.

تحديد الأهداف المراد تحقيقها خلال هذا المؤتمر.

حدد تاريخًا وتاريخًا للمؤتمر.

ضع إشارة مرجعية عند الإعلان عن المؤتمرات وابحث عن أفكار العنوان عند البحث عن مؤتمرات مماثلة

 

خطوات مؤتمر ناجح وفعال

تنظيم اجتماعات مع الشركاء لمعرفة المزيد عن الأهداف الرئيسية للمؤتمر.

تقييم المؤتمر بشكل إلكتروني أو على استمارة تقييم الاجتماع.

قبل بدء المؤتمر ، ستجري المنظمة جولة للتأكد من أن معدات المؤتمر في حالة جيدة وأن كل شيء على ما يرام.

عشر خطوات مهمة لصالون ناجح وفعال

حدد الأهداف مع البرنامج.

يجب تحديد ميزانية المعرض بكل الوسائل.

جذب الرعاة والجهات الراعية للعرض.

تم تحديد خطة تسويق جيدة.

التعرف على قوانين وقواعد إقامة المعارض حتى إصدار التراخيص اللازمة.

استشر أحد المطاعم الخمس نجوم لتقديم وجبات الطعام طوال فترة العرض.

- يجب تحديد زخرفة المعرض مع الحرص على أن تكون بسيطة ومنسقة

يجب استخدام فرق المتطوعين لدعم تنظيم المعرض.

يتم إرسال الدعوات إلى الإعلاميين والمؤسسات الإعلامية حتى يعرف الجميع موعد افتتاح المعرض.

إنشاء صفحة للبرنامج على جميع وسائل التواصل الاجتماعي وتحديثها بالمعلومات والأخبار والفعاليات الخاصة بالبرنامج للترويج لتوزيعه ونجاحه.