11 استراتيجيات لتنظيم مؤتمر أو معرض افتراضي

بينما بدأت القيود المفروضة على التجمعات بسبب COVID-19 في التلاشي ، تزداد شعبية الأحداث الافتراضية فقط. وفقًا لتقرير حديث ، يخطط أكثر من نصف (55٪) المنظمين لزيادة الاستثمار في الأحداث الافتراضية. أظهر استطلاع آخر أنه من المتوقع أن تبلغ قيمة سوق الأحداث الافتراضية 504.76 مليار دولار بحلول عام 2028.

 

من اسهل فهم السبب - الأحداث الافتراضية أكثر شمولاً وآمنة لمجتمعك وتسمح للمنظمين بتلبية احتياجات جمهور أوسع. ومع نمو السوق فقط في السنوات القادمة ، فمن المنطقي لمؤسستك فقط الاستفادة من هذا الاتجاه.

لمساعدتك في التخطيط للمؤتمر الافتراضي التالي ، قمنا بتجميع قائمة من 11 نصيحة من الخبراء لإرشادك من مراحل التخطيط إلى الحدث بعد الوفاة:

 

1. تحديد جمهورك

عندما تجلس مع فريقك لتنظيم مؤتمر افتراضي ، ستحتاج أولاً إلى فهم من تريد استهدافه كحاضرين محتملين.

سيؤثر جمهورك المستهدف حتمًا على محتوى مؤتمرك والمتحدثين الذين تختارهم وكيفية إنشاء حملتك التسويقية للترويج لحدثك. لذلك ، من الأهمية بمكان تضييق نطاق نوع الأشخاص الذين ستدعوهم.

بينما يمكنك عادةً دعوة أعضائك فقط ، كما ذكرنا سابقًا ، توفر الأحداث الافتراضية الفرصة لتوسيع نطاق جمهورك وزيادة وصولك في هذه العملية. لديك الفرصة لاستهداف الأعضاء المحتملين الذين قد ينضمون إلى مؤسستك.

اعتمد على الأعضاء والأعضاء المحتملين لتحديد خصائص أولئك الذين تريد دعوتهم - ثم يمكنك تعديل استهدافك وفقًا لذلك.

 

2. اختر أداة المناسبة الافتراضية المناسبة

لتنظيم مؤتمر افتراضي ، ستحتاج إلى إعداد نفسك للنجاح باستخدام الأدوات المناسبة. وعلى رأس تلك القائمة يوجد النظام الأساسي المناسب لإدارة المؤتمرات.

لا تحتاج فقط إلى أداة حدث افتراضي لاستضافة مؤتمرك بكفاءة في اليوم المهم ، ولكنها تساعد أيضًا في الحصول على برنامج يساعد في تسجيل الحضور والتسويق. هذا النوع من النظام الأساسي متعدد الإمكانات يجعل مهمة التخطيط والترويج لحدثك أسهل بكثير.

عند فحص برنامج إدارة المؤتمرات الصحيح ، تأكد من أنه يتضمن الميزات التالية:

    التسجيل للحضور. اجعل الأمر بسيطًا على الحاضرين للرد على الدعوة لحضور حدثك عبر الإنترنت ، ثم قم بتسجيل الدخول في يوم الحدث الخاص بك.

    ميزات الترويج. يجب أن تجعل الأداة الصحيحة من السهل التخطيط والترويج لحدثك. ابحث عن ميزات مثل قوالب حملات البريد الإلكتروني لتسويق الحدث الخاص بك ، ورسائل التأكيد التلقائية عبر البريد الإلكتروني للمسجلين ، والقدرة على إنشاء وإرسال رموز ترويجية أو خصم.

    تكامل التكبير. نظرًا لأن Zoom هو أحد التطبيقات الأسرع نموًا لوباء COVID-19 ، فتأكد من أن أداة إدارة المؤتمرات التي اخترتها تتكامل مع منصة مؤتمرات الفيديو الشهيرة.

    التطبيق للحضور. لإشراك الحاضرين ، اختر أداة تجعل إنشاء تطبيق حدث أمرًا سهلاً. قال أكثر من ثلثي (78٪) أولئك الذين لديهم تطبيق للحضور أنه كان له تأثير إيجابي على الحدث الخاص بهم. استخدم تطبيق حدث لاستطلاع آراء الحضور ، والتعرف على الرعاة ، وإرسال إشعارات فورية ، والتأكد من أن مسار الرحلة للحاضرين في متناول أيديهم.

    سوق الراعي. لا يعني كون الحدث على الإنترنت أنه لا يمكنك تلبية احتياجات الجهات الراعية القيمة. سيكون لمنصة المؤتمر المناسبة ميزات لاستيعاب سوق الراعي الرقمي الذي يمكن للحاضرين التنقل فيه للعثور على المنتجات والخدمات ذات الصلة.

    تكامل إدارة العضوية. لتسهيل إرسال الدعوات مباشرة إلى أعضائك ، تأكد من أن الأداة التي اخترتها تتكامل مع نظام إدارة عضويتك.

 

3. إنشاء جدول أعمال

الآن بعد أن عرفت من ستدعوه إلى الحدث ، حان الوقت للاستقرار على جدولك الزمني ليوم المؤتمر. ستحتاج إلى التفكير في بعض الأسئلة الرئيسية ، بما في ذلك:

    هل ستستضيف متحدثين رئيسيين أم لوحة مكبرات صوت أم كليهما؟

    هل ستقوم بتضمين ورشة عمل (أو متعددة) لمناقشة مشكلات الأزرار الساخنة في مجال عملك؟

    هل ترغب في إعداد جلسات فرعية بعد جلسات المتحدثين الرئيسية لزيادة إشراك الحاضرين؟

    هل يجب عليك إنشاء مسارات محتوى متعددة (وأجندات مقابلة) للحضور "لاختيار مغامرتهم الخاصة"؟

بمجرد الانتهاء من تحديد نوع الجلسات التي تريد إنشاءها ، قم بإعداد تسلسل اليوم. حدد وتيرة واقعية لجمهورك ، بما في ذلك فترات الراحة المتعددة على مدار اليوم. يمكن لفريقك الرجوع إلى هذا الجدول الزمني للبقاء في المهمة في يوم المؤتمر الخاص بك.

 

4. جهز مكبرات الصوت الخاصة بك

بمجرد قيامك بتثبيت مكبرات الصوت ، ستحتاج أيضًا إلى إعدادها لتحقيق النجاح. ربما لم يكونوا قد شاركوا في حدث افتراضي من قبل ، لذلك سيحتاجون إلى كل التفاصيل قبل اليوم المهم بوقت طويل.

هذا يعني أنه يجب أن يكون لديهم كل ما يحتاجون إليه في يوم الحدث. بالنسبة لمكبرات الصوت الحية ، تأكد من أن لديهم الإعداد الصحيح في المنزل - قد يعني ذلك ضوءًا رنينًا وميكروفونًا عالي الجودة ، وتأكد من فهمهم لكيفية استخدام برنامج المؤتمر الخاص بك لبث جلستهم.

بالنسبة للمتحدثين الذين يسجلون حديثهم مسبقًا ، تأكد من أن لديهم برنامج تسجيل وميكروفون جيد وإضاءة ويمكنهم إرسال تسجيلهم إليك مسبقًا حتى تتمكن من التأكد من أنه يعمل قبل الحدث.

قدم جميع نصائح المتحدثين حول تقديم جلساتهم من خلال برنامج المؤتمر الخاص بك ، والتكتيكات حول كيفية مشاركة شاشتهم على الكاميرا وإضافة رسومات لموسيقى الجاز في عروضهم التقديمية.

كلما كان المتحدثون أكثر راحة ، كانت عروضهم التقديمية أفضل - وكلما زاد خروج الحاضرين من الحدث.

 

 5. حدد كيف ستجذب جمهورك الافتراضي

يعد التخطيط لجدول المتحدثين أحد مكونات تنظيم مؤتمر افتراضي - ستحتاج أيضًا إلى التفكير في كيفية جذب انتباه الحاضرين. يستخدم ما يقرب من نصف (49٪) جهات التسويق مشاركة الحضور باعتبارها أكبر علامة على حدث ناجح. لكن الحفاظ على انفعال جمهورك ليس بالأمر السهل. على الرغم من كونها علامة على النجاح ، إلا أن تفاعل الجمهور يمثل أيضًا التحدي الأكبر الذي يواجهه المنظمون في الأحداث الافتراضية.

لذا ، كيف يمكنك إشراك الحضور عبر الإنترنت بشكل فعال؟

كما هو الحال مع الاشتراك في العضوية ، قد تحتاج إلى نشر تكتيكات متعددة لجذب انتباه جمهورك طوال الحدث. يمكن أن تشمل بعض هذه التكتيكات:

    تشجيع أعضاء الجمهور على طرح الأسئلة على المتحدثين أثناء المؤتمر

    إجراء استطلاعات الرأي الحية على مدار اليوم لسؤال الحضور عن أفكارهم وآرائهم

    إرسال إشعارات فورية للحاضرين لتذكيرهم عندما يحين وقت العودة بعد فترة راحة أو إرسال تحديثات مهمة على مدار اليوم

    إنشاء مجموعات مناقشة حول مواضيع يتطرق المتحدثون إليها ويشجعون الحضور على الانضمام

    استخدام الألعاب لمكافأة التفاعل ، مثل منح البادجر أو النقاط لطرح الأسئلة أو الانضمام إلى المناقشات. كافئ الشخص "الأكثر تفاعلًا" بجائزة في نهاية اليوم.

 

6. تواصل مع الرعاة وتفاعل معهم

عند تنظيم مؤتمر افتراضي ، لست مضطرًا للذهاب بمفردك عندما يتعلق الأمر بتمويل الحدث. اتصل بالجهات الراعية المحتملة لمناقشة فرص التمويل مقابل مزايا متعددة - بما في ذلك التعرض لجمهورك.

قم بتجميع قائمة بالأنشطة التجارية والمؤسسات في مجال عملك وتواصل بشأن الفرصة. يمكنك أيضًا إضافة المزيد من القيمة للجهات الراعية من خلال تحديد جميع مزايا مشاركتهم ، بما في ذلك إبرازهم في سوق الراعي الافتراضي ، وإضافة شعاراتهم إلى جميع المواد التسويقية للمؤتمر ، وخلق عرض للجمهور عبر الصيحات طوال الحدث.

 

7. انشر الكلمة

الآن بعد أن انتهيت من التخطيط لمعظم التخطيط ، حان الوقت لإعلام الجميع بحدثك الافتراضي. تأكد من وصولك إلى الحاضرين المحتملين بكل التفاصيل عبر استراتيجية تسويق المؤتمر التي تنشرها قبل شهرين على الأقل من الحدث الخاص بك.

للتواصل مع الحاضرين المحتملين أينما كانوا ، ستحتاج إلى اتباع نهج متعدد القنوات. بعبارة أخرى ، لا تعتمد على وسيط واحد فقط (مثل إرسال دعوات بالبريد الإلكتروني) لنشر الكلمة حول مؤتمرك.

بدلاً من ذلك ، دع الأشخاص يعرفون مكان الرد على دعوة الحضور ، وكيفية الحضور ، ولماذا يجب عليهم الحضور من خلال قنوات متعددة مثل:

    نشر تفاصيل الحدث الخاص بك على موقع مؤسستك

    إرسال بريد إلكتروني للأعضاء والحاضرين السابقين في الحدث

    إرسال تفاصيل الحدث إلى القنوات الاجتماعية ذات العلامات التجارية الخاصة بك

    بما في ذلك المعلومات في النشرة الإخبارية البريد الإلكتروني الخاص بك

    الحصول على المتحدثين / الحضور البارزين لمشاركة التفاصيل مع شبكاتهم الاجتماعية

 

8. ضع خطة لمواجهة الصعوبات الفنية

الصعوبات التقنية شائعة جدًا عند تنفيذ الأحداث الافتراضية. قد يخرج ميكروفون في منتصف الكلام ، أو لن يتم سحب العرض التقديمي على الشاشة ، أو يواجه الحضور مشكلة في تسجيل الدخول إلى برنامج المؤتمر - هناك دائمًا احتمال أن يحدث شيء ما بشكل غريب.

للمساعدة في كبح هذه الأنواع من المشكلات ، ضع خطة لمكافحة هذه المشكلات. قد يعني ذلك التفكير في المشكلات الشائعة ، مثل مواجهة الحضور مشكلة في تسجيل الدخول ، وإرسال دليل استكشاف الأخطاء وإصلاحها لهم قبل الحدث. ضع في اعتبارك أن يكون لديك خبير تقني في متناول اليد في يوم المؤتمر الخاص بك يمكن أن يكون فرصة كبيرة في حالة ظهور أي مشاكل معقدة.

يمكنك أيضًا إجراء اختبار تجريبي لحدثك قبل اليوم المهم. حاول تسجيل الدخول بصفتك حاضرًا افتراضيًا. تأكد من حصولك على نسخة من جميع العروض التقديمية الخاصة بالمتحدثين بحيث تكون في قائمة الانتظار وجاهزة للانطلاق. اطلب من المتحدثين تسجيل الدخول لإجراء اختبار على برنامج المؤتمر في وقت مبكر.

يمكن أن يساعدك إجراء تشغيل اختباري بهذه الطريقة أنت وفريقك في تحديد أي مشكلات ومعالجتها قبل اليوم الكبير - وبهذه الطريقة ، لن تتعجل في تصحيح أي مشاكل في يومك.

 

9. المتابعة مع المشاركين بمجرد انتهاء الفعالية

لا تسقط الكرة عند التواصل مع الحاضرين - حتى بعد انتهاء الحدث.

تابع الأمر مع جمهورك بدءًا من مباشرة بعد أن يكون مؤتمرك في مرآة الرؤية الخلفية. أرسل بريدًا إلكترونيًا شكر إلى كل من الحاضرين والجهات الراعية. أظهر الامتنان لموظفي الحدث والمتطوعين وزملائك المنظمين من خلال هدايا شكر صغيرة.

بعد ذلك ، قم بإنشاء وإرسال استبيان ما بعد الحدث لالتماس أفكار الحضور حول المؤتمر الخاص بك. من وجهة نظرهم ، ما الذي يمكنك تحسينه وما هي أفضل أجزاء الأحداث الافتراضية الخاصة بك؟ يمكنك جمع هذه التعليقات واستخدامها لتكرار الأحداث في المستقبل.

 

10. تقييم بيانات الحدث الخاص بك

بمجرد انتهاء الحدث ، حان الوقت لاستضافة ما بعد الوفاة لفهم نجاح مؤتمرك. حدد موعدًا للجلوس وتحليل البيانات من مؤتمرك لمعرفة ما الذي نجح وأين يمكنك تحسينه في المستقبل.

نلقي نظرة على جمقاييس النجاح الهامة مثل مقارنة عدد الحاضرين في الحدث بعدد الأشخاص الذين قاموا بالرد ، وأرقام المشاركة أثناء المؤتمر ، ومقدار تمويل الراعي (وعدد الرعاة) ، والإيرادات الناتجة عن الحدث.

11. تخزين مواد المؤتمر في نظام إدارة التعلم الخاص بك

بعد الحدث ، لا تدع مواد المؤتمر تتراكم الغبار. خذ هذه الدروس القيّمة في المؤتمر واستخدمها لتمكين أولئك الذين لم يتمكنوا من حضور الحدث الخاص بك.

قم بتجميع كل محتوى المؤتمر الخاص بك وإعادة توظيفه كوحدات تعليمية في نظام إدارة التعلم الخاص بك. يمكن للحاضرين الرجوع إلى هذه المواد في المستقبل ويمكن لأعضاءك ومتابعيك الآخرين التعلم من الوجبات الجاهزة للحدث.

لا يمكن لهذا المحتوى أن يخبر بشكل أفضل أولئك الذين لم يتمكنوا من حضور الحدث الخاص بك فحسب ، بل يمكن أن يكون هذا أيضًا بمثابة مصدر دخل إضافي إذا فرضت رسومًا رمزية للوصول إلى المحتوى.

تنظيم مؤتمر افتراضي: اتخاذ الخطوة التالية

بينما ينحسر جائحة COVID-19 ببطء ، فإن الأحداث الافتراضية موجودة لتبقى. والآن بعد أن أصبحت لديك الأدوات التي تساعدك في تنظيم مؤتمر افتراضي بنفسك ، يمكنك التواصل مع فريقك واتخاذ الخطوات الأولى لبدء التخطيط.

هل تحتاج إلى القليل من المساعدة الإضافية في عملية التخطيط؟ تحقق من مورد التخطيط للأحداث الافتراضية القابل للتنزيل للحصول على إرشادات أكثر تعمقًا.