طرق التخطيط للمعارض التجارية أو المهنية
كيف تخطط لمعرض أو مؤتمر ناجح واسع النطاق ؟؟
إن مهمتك كمخطط شركة ليست قط قطعة حلوى ، لكن الأحداث واسعة النطاق تمثل تحديات فريدة. المعارض التجارية الصناعية. إطلاق المنتج. المؤتمرات المهنية. إذا كانت جميع الأحداث عبارة عن ألغاز ، فإن الأحداث الكبيرة هي الأحداث المكونة من ألف قطعة ، وكل قطعة هي ظل من نفس اللون. إنها تتطلب قدرًا إضافيًا من التخطيط والتنسيق وإدارة الأحداث. يعد تعزيز مجموعة المهارات الخاصة بك أمرًا ضروريًا في صناعتنا ، ولكن ليس أكثر من ذلك مع الأحداث واسعة النطاق. تابع القراءة لتتعلم نصائح لإدارة العقبات الشائعة للأحداث الكبيرة ، بالإضافة إلى الإستراتيجيات للتأكد من وصول مجموعات كبيرة من الحاضرين إلى حيث يحتاجون إلى الذهاب - بأمان وفي الوقت المحدد.
ربما يعجبك
ما هو بالضبط حدث الشركات على نطاق واسع؟
لا يوجد معيار دقيق للصناعة أو حد لعدد الضيف يجعل الحدث ينتقل من منتظم إلى واسع النطاق. لكن الأحداث واسعة النطاق يتم تحديدها من خلال أعداد كبيرة من الضيوف بالمئات أو الآلاف أو حتى عشرات الآلاف. وهي معقدة. هذه ليست لمرة واحدة في مساحة واحدة. إنها تتطلب التنسيق في أماكن أحداث متعددة ، غالبًا على مدار عدة أيام.
أمثلة على الأحداث واسعة النطاق:
إطلاق منتج جديد (على سبيل المثال ، SaaS ، أجهزة تقنية ، تطبيقات ، تغليف المستهلك)
مؤتمرات الصناعة (على سبيل المثال ، مؤتمر الوسائط الرقمية ، مؤتمر الإلكترونيات)
حفلات أعياد الشركة العالمية ، أو أحداث تقدير الموظفين
الندوات المهنية (التواصل والتطوير المهني)
يتم تغطية بعض الأحداث واسعة النطاق على نطاق واسع في وسائل الإعلام ، مثل إطلاق منتجات Apple الجديدة والمعرض السنوي للإلكترونيات الاستهلاكية (CES). لكن أحداث الشركات تحدث طوال الوقت ، في جميع أنحاء العالم - ويستلزمون قطعًا تخطيطية لنجوم موسيقى الروك للانطلاق
نظرًا لأنك تعرف بالفعل كيفية التخطيط لحدث ما ، فإننا نقدم إستراتيجيات إبداعية لمساعدتك على تحسين عمليتك وإبقاء فريقك في مهمة.
7 نصائح جاهزة للتخطيط لأحداث الشركات على نطاق واسع:
1. توحيد الهدف مع أصحاب الشركات
لن يكون لدى كل فرد في شركتك أو في مؤسسة العميل نفس الشعور بالإلحاح الذي تشعر به أنت وفريقك. ولكن لإنجاز حدث ضخم ، يحتاج الجميع إلى مشاركة نفس الهدف والتوجه في نفس الاتجاه. خلافًا لذلك ، قد لا تتم معالجة الموافقات المهمة على الميزانية وقرارات اللحظة الأخيرة على الفور.
تواصل مع فريقك الأساسي من صانعي القرار في وقت مبكر من العملية. شارك الصور والإلهام الإبداعي والمتحدثين المحتملين والأماكن لتعزيز المشاركة والإثارة بشأن النتيجة. أخبرهم أنك سترسل تقارير مرحلية دورية (مرة واحدة في الأسبوع أو كل أسبوعين) تشارك العقود النهائية وتحديثات التصميم. يمكن أن تتضمن رسائل البريد الإلكتروني هذه أيضًا أسئلة ملحة تتطلب إجابات وأي أذونات تنتظرها.
2. استغلال وقت المعرض بكل دقة
هذا ضروري دائمًا في التخطيط للحدث ، بالطبع. ولكن عندما يكون نطاق الحدث كبيرًا ، فإن خيارات مكانك تضيق إلى حد ما ومن المهم بشكل خاص قفل التاريخ.
تواصل مع كبار المسؤولين التنفيذيين في المنظمة (أو المنظمات) التي تخطط للمؤتمر أولاً. ستتواصل مع مساعديهم التنفيذيين في المقام الأول ؛ إقامة علاقات ودية ومحترمة معهم. فهم يمثلون اتصالك باللاعبين الأساسيين ومسؤولي تقويمات التخطيط المهمة للغاية.
بمجرد تحديد التاريخ ، يمكنك البدء في التواصل مع قادة ورش العمل والمتحدثين والمشاهير. تمتع بالعديد من الخيارات البارزة لكل نوع من أنواع الشخصيات المهمة - تمتلئ تقاويمهم بسرعة وفي وقت مبكر.
بالنسبة للجزء الأكبر ، سيكون مقدمو العروض الرئيسيون خبراء في الموضوع لتركيز المؤتمر. ولكن بالنسبة للأحداث واسعة النطاق ، قد يكون لديك عنصر "للمتعة فقط" يمثل ميزة للحضور. على سبيل المثال ، قد يقدم مؤتمر عمل عرضًا توضيحيًا للطهي ، كما أن تذوقًا هائلاً بقيادة طاهٍ حائز على نجمة ميشلان هو الحاضرة في الحدث. تحتاج إلى تضييق التواريخ حتى تتمكن من الفوز بهذا العقد.
3. خلق قنوات مختلفة للتواصل
يتطلب تخطيط الأحداث على نطاق واسع فرقًا متعددة تعمل على عناصر مختلفة. يمكن أن تسقط الكثير من المعلومات المهمة من خلال الثغرات عندما تتوقع حدوث اتصال بدون معلمات واضحة. فيما يلي بعض استراتيجيات الاتصال المفيدة التي تجعل الجميع في نفس الصفحة:
ضع جدولاً زمنيًا لتسجيلات الفريق أثناء عملية التخطيط. سواء عن طريق المكالمة الجماعية أو شخصيًا ، يجب على الجميع استخدام هذا الوقت لإطلاع الفريق على المهام المكتملة والقضايا الملحة والمخاوف وتنسيق الخطوات التالية.
امنح الأشخاص المناسبين إمكانية الوصول إلى الأحداث الرئيسية في برنامج التخطيط للأحداث لديك. قد يكون هناك عدة أحداث لتتبعها في وقت واحد: خطاب Keynote وأسئلة وأجوبة. طرح منتج. الاختراق الشبكي. حفل العشاء الختامي. تأكد من أن أعضاء الفريق الأساسيين يمكنهم إضافة تفاصيل إلى الحدث عند الحاجة. قد يكون هؤلاء مخططين داخليين ، أو متعاونين ضيوف ، مثل شركة تصميم مسرح خارجية يمكنها إضافة التصميم ، أو مدير المكان الذي يمكنه إضافة تخطيط الطاولة لعشاء بوفيه قاعة الاحتفالات.
كلمة تحذير: كن انتقائيًا بشأن مشاركة حدث ما لتجنب الأخطاء والارتباك. امنح حق الوصول "يمكن التعديل" لأعضاء الفريق الذين لديهم إذن لإضافة عناصر تصميم أو إجراء تغييرات ، ومنح "إمكانية العرض" إمكانية الوصول إلى جميع الآخرين.
ناقش القيود الغذائية والحساسية والامتثال لـ ADA. هذه الأمور مهمة وتتطلب اهتمامًا خاصًا خلال اجتماع "التدريب العملي الشامل" قبل شهر أو نحو ذلك من الحدث.
4. أختيار المكان والزمن الذي يخدم هدف المعرض
غالبًا ما تتطلب الأحداث واسعة النطاق مواقع ذات مساحات متعددة الاستخدام. إذا كان الحدث الخاص بك يحتوي على مكبرات صوت ومناقشات جماعية ، فقم بإيجاد أماكن بها قاعتان كبيرتان أو أكثر. هذه تسمح لعدد كبير من الحضور ، وتضمن مقاعد المسرح أنهم يستطيعون رؤية السماعات وأي فيديو أو عروض شرائح.
إذا كان الحدث الخاص بك سيتضمن أيضًا لقاءات شبكات أصغر ، وجلسات تعليمية منفصلة حول مواضيع متخصصة ، فتأكد من أن المكان به مجموعة متنوعة من المساحات متعددة الاستخدامات ، مثل قاعات المؤتمرات والصالات.
هل تأمل في جذب الحضور من جميع أنحاء العالم؟ اختر موقعًا به بعض الجاذبية السياحية - يحب الناس الجمع بين المؤتمرات ومشاهدة المعالم السياحية والرحلات المحلية عندما يستطيعون ذلك.
إذا كان الحدث الكبير الخاص بك يحتوي على ميزانية أقل من المثالية ، فقم بتخصيص أماكن في البلدات والمدن الصغيرة. يمكن أن تكون هذه بأسعار معقولة ، وغالبًا ما تقدم سحر المدن الصغيرة التي يقدرها الحاضرون.
5. اجمع فريقك وتأكد من أن قوتهم تغطي احتياجات هذا الحدث
يجلب كل عضو من أعضاء فريقك نقاط قوة وضعف مختلفة ، ومجالات مختلفة حيث يوجد مجال للنمو. العب بالقدرات الفريدة لفريقك وأساليب العمل. يستمتع البعض بالتواصل مع المتحدثين والموردين. يمكنهم تسجيل الوصول مع جهات الاتصال ، وتنسيق الجداول الزمنية ، والحصول على الإجابات التي تحتاجها - ويسحبونها دون أن يكونوا بغيضًا. امنح أعضاء فريقك الأكثر إبداعًا المسؤولية عن موضوع العشاء الختامي أو اختيار موسيقى الخلفية.
عندما يكون ذلك ممكنًا ، امنح الموظفين فرصًا لتجاوز منطقة الراحة الخاصة بهم. يساعدك هذا على تطوير فريق أكثر تنوعًا بمرور الوقت ، ويرفع الروح المعنوية. تظهر الأبحاث أن الموظفين يكونون أكثر سعادة عند تعلم مهارات جديدة والارتقاء بحياتهم المهنية.
أخيرًا ، ضع في اعتبارك أنماط التعلم والتواصل المتنوعة. يعمل بعض أعضاء الفريق بشكل أفضل عند مراجعة تغييرات التخطيط على برنامج الحدث المشترك الخاص بك ، بينما يعمل البعض الآخر بشكل أفضل مع نسخة PDF المطبوعة من التخطيط. عقد مزيجًا من البريد الإلكتروني والتحديثات الشخصية ، لأن بعض الموظفين يفضلون واحدًا على الآخرين
6. كن مستعدًا لقول "لا" عند الضرورة
يريد رئيسك التنفيذي A ، أو B ، أو C ، لكن "طلبهم" يمثل تحديًا لوجستيًا أو سيتطلب أقسامًا أخرى من الحدث لمهلة قصيرة؟ حان الوقت - بأدب شديد - لوضع التوقعات ، وشرح حدود المساحة أو الجدول الزمني. قد تحتاج أيضًا إلى قول "لا" للمتحدثين والمقدمين الذين يرغبون في زيادة وقتهم ، أو توقع إعداد صوت وصورة خارج نطاق عقد البائع.
قول "لا" هو مهارة تتطلب الممارسة. حقا! بصفتك منظم حدث ، قد تكون شخصًا ممتعًا ، أو ربما تتحرك بسرعة كبيرة طوال الوقت بحيث تقول "نعم" للأشياء أثناء التنقل - فقط لتتخطى الحلقات لتحقيق ذلك. التزم بالتوقف مؤقتًا قبل الرد على ثلاثة طلبات في الأسبوع. اسأل نفسك ما إذا كان الطلب حيويًا للحدث ، أو يروج لهدف الحدث؟ إذا لم يحدث ذلك ، أخبر مقدم الطلب "لا" بلطف ، ولكن بحزم مع شرح موجز.
7. توقع - وخطط - لما هو غير متوقع
القطع الأكثر تحريكًا؟ كلما زادت فرص حدوث خطأ ما. عصف ذهنيًا بأسوأ السيناريوهات مع فريقك وتوصل إلى خطة بديلة تتناول كل منها. عندما يحدث خطأ ما ، سيكون لديك حل جاهز. وفيما يلي بعض الأمثلة على ذلك:
